«Эй, а можно у нас более короткие и увлекательные встречи?»
Является ли вопрос, что генеральный директор программного обеспечения Джим Шафрански получает практически от всех своих клиентов, от стартапов до компаний из списка Fortune 100. Дело в том, что клиенты все чаще ищут рекомендации экспертов о том, как сократить время живых встреч до 15 минут или меньше.
Клиенты хотят только три вещи прямо сейчас: увеличить контакты между персоналом и повысить производительность на тех встречах. И они хотят уменьшить проблемы с выгоранием вызвано усталостью Zoom.
Клиенты Prezi не одиноки: около половины руководителей интервью с консультантом Корном Ферри еще в 2019 году он утверждал, что слишком много времени, проведенное на собраниях, отвлекает их от работы. Потом пришел и Ковид. Чем вы сейчас занимаетесь?
Встречи 15 минут достаточно и заранее
Шафрански предлагает организовывать части встречи заранее, в удобное для каждого участника время, чтобы сделать «живую» часть встречи более эффективной. Для этого достаточно записать короткое видео для разъяснения темы и решений, которые будут приниматься в ходе сессии. «Это привлекает внимание гостей».
Отправка предварительной информации с помощью видео или совместная работа с онлайн-системами, такими как Google Docs, эффективна для «асимметричного и яркого» общения. что я тебе здесь рассказывал. Это работает именно тогда, когда у сотрудников разные часовые пояса или они просто хотят по-разному построить свой рабочий день.
Другая система заключается в создании «мысленных пространств» без совещаний. Пространства, которые, очевидно, также становятся временем: компания Шафрански установила, что по средам не будет собраний, чтобы дать возможность своим 300 сотрудникам (в 13 странах) дышать. Идея состоит в том, чтобы пару дней (понедельник и вторник) «усиленно потрудиться», затем восстановить свою умственную энергию и собраться с мыслями в середине недели в этот перерыв, а затем обсудить эти темы «вживую».
Как много времени это займет?
Маленький. Недолго. Вышеупомянутые 15 минут являются серьезным признаком. Исследование Майкрософт на мозговых волнах показало, что встречи продолжительностью более 30 минут подряд повышенный стресс у участников и компания сократила продолжительность встреч Outlook по умолчанию в 2021 году.
Это также работает для тех, кто уже привык к этому
Компания по разработке программного обеспечения Zapier работает удаленно с момента своего основания в 2011 году. Сейчас в нем работает около 500 человек в 38 странах. Отдельные команды проводили короткие ежедневные встречи в Zoom, называемые «стендапами», на которых каждый информировал коллег о том, что было сделано в последний день, что делать на следующий день и о любых проблемах.
Однако в 2020 г. с пост в его блоге, Zapier объяснил, как его стендапы вышли из-под контроля, часто обсуждая темы, актуальные лишь для нескольких участников и бесполезные для всех остальных.
Вот почему компания исключила этот тип встреч и заменила его… текстом. Текстовые сообщения обрабатываются ботом с помощью программного обеспечения Geekbot в приложении для обмена сообщениями Slack. Бот просит членов команды сообщать о своей работе и любых проблемах, что занимает около минуты.
Против цунами уведомлений нужна организованность... и смайлики
Возникнет вопрос. Означает ли использование приложений для обмена сообщениями бесконечные уведомления? Это не точно. Чтобы избежать этого, организуйте каналы Slack по темам и поощряйте людей использовать смайлики для быстрой реакции. Если ветка становится слишком длинной и трудной для чтения (в том и только в том случае), вы назначаете встречи.
Однако даже для повторяющихся совещаний автоматизация может быть полезна. Zapier использует его для создания линейки тем, заранее рассылает их участникам для проверки, а затем рассылает приглашения на встречи. Еще один способ сосредоточиться только на разговоре и идеях в знаменитых 15 минутах противостояния.
Когда ничего не хватает, даже личные встречи могут помочь
Роберт Хмелевски, генеральный директор нового веб-сайта по недвижимости ShareSpace, предпочитает личные встречи письменным заметкам. Вопрос качества, а не эффективности: люди, говорит он, лучше выражают свои идеи и таланты, когда встречаются лицом к лицу. Хорошо. Значит, мы снова возвращаемся к проблеме бесконечных встреч? Нисколько.
Команда Хмелевского использует трехэтапный процесс. чтобы встречи были короткими и эффективными. Первый этап, организаторы определяют четкую цель. Второй этап, установить повестку дня и форматировать темы не по темам, а с вопросами, которые являются более точными и указывают на ответ. Третья ступень, конечно, условные встречи. Но будьте осторожны, добавляет Хмелевски: 15 минут — это только результат, а не общая цель.
