«Эй, а можем ли мы проводить более короткие и увлекательные встречи?»
Является ли вопрос, что генеральный директор программного обеспечения Джим Шафрански получает практически от всех своих клиентов, от стартапов до компаний из списка Fortune 100. Дело в том, что клиенты все чаще ищут рекомендации экспертов о том, как сократить время живых встреч до 15 минут или меньше.
Клиенты хотят только три вещи прямо сейчас: увеличить контакты между персоналом и повысить производительность на тех встречах. И они хотят уменьшить проблемы с выгоранием вызвано усталостью Zoom.
Клиенты Prezi не одиноки: около половины руководителей интервью с консультантом Корном Ферри еще в 2019 году он утверждал, что слишком много времени, проведенное на собраниях, отвлекает их от работы. Потом пришел и Ковид. Чем вы сейчас занимаетесь?
Встречи 15 минут достаточно и заранее
Шафрански предлагает заранее запланировать части встречи на удобное для каждого участника время, чтобы затем сделать «живую» часть встречи более эффективной. Для этого достаточно записать короткое видео, чтобы прояснить тему и решения, которые необходимо будет принять в ходе сеанса. «Это привлекает внимание гостей».
Отправка предварительной информации через видео или сотрудничество с онлайн-системами, такими как Google Docs, эффективно для «асимметричного и яркого» общения. что я тебе здесь рассказывал. Это работает именно тогда, когда у сотрудников разные часовые пояса или они просто хотят по-разному построить свой рабочий день.
Другая система — создание «ментальных пространств» без встреч. Пространства, которые, очевидно, также становятся временем: собственная компания Шафрански установила, что по средам не будет собраний, чтобы дать возможность своим 300 сотрудникам (в 13 странах) отдышаться. Идея состоит в том, чтобы «поработать» пару дней (понедельник и вторник), затем восстановить свою умственную энергию и собрать мысли середины недели в этот перерыв, а затем обсудить эти темы «вживую».
Как много времени это займет?
Маленький. Недолго. Вышеупомянутые 15 минут являются серьезным признаком. Исследование Майкрософт на мозговых волнах показало, что встречи продолжительностью более 30 минут подряд повышенный стресс у участников и компания сократила продолжительность встреч Outlook по умолчанию в 2021 году.
Это также работает для тех, кто уже привык к этому
Компания по разработке программного обеспечения Zapier работает удаленно с момента своего основания в 2011 году. Сейчас в компании работает около 500 человек в 38 странах. Отдельные команды проводили короткие ежедневные встречи в Zoom, называемые «стендапами», где каждый человек информировал коллег о том, чего он достиг за последний день, что делать на следующий день и о любых проблемах.
Однако в 2020 г. с пост в его блоге, Zapier объяснил, как его стендапы вышли из-под контроля, часто обсуждая темы, актуальные лишь для нескольких участников и бесполезные для всех остальных.
Именно поэтому компания исключила этот тип встреч и заменила их… текстовыми. Текстовые сообщения обрабатываются ботом с помощью программного обеспечения Geekbot в приложении обмена сообщениями Slack. Бот просит членов команды сообщать о своей работе и любых проблемах, на это уходит около минуты.
Против цунами уведомлений вам нужна организация... и смайлы
Возникнет вопрос. Означает ли использование приложений для обмена сообщениями бесконечные уведомления? Это не точно. Чтобы избежать этого, организуйте каналы Slack по темам и поощряйте людей использовать смайлики для быстрой реакции. Если ветка становится слишком длинной и трудной для чтения (в том и только в том случае), вы назначаете встречи.
Однако даже для повторяющихся встреч автоматизация может быть полезна. Zapier использует его для создания плана тем, предварительной отправки их участникам на рассмотрение, а затем рассылки приглашений на встречи. Еще один способ сосредоточиться только на разговоре и идеях в течение знаменитых 15 минут, которые мы будем обсуждать.
Когда ничего не хватает, даже личные встречи могут помочь
Роберт Хмелевски, генеральный директор нового веб-сайта по недвижимости ShareSpace, предпочитает личные встречи письменным заметкам. Вопрос качества, а не эффективности: люди, говорит он, лучше выражают свои идеи и таланты, когда встречаются лицом к лицу. Хорошо. Значит, мы снова возвращаемся к проблеме бесконечных встреч? Нисколько.
Команда Хмелевского использует трехэтапный процесс. чтобы встречи были короткими и эффективными. Первый этап, организаторы определяют четкую цель. Второй этап, установить повестку дня и форматировать темы не по темам, а с вопросами, которые являются более точными и указывают на ответ. Третья ступеньОчевидно, случайные встречи. Но будьте осторожны, добавляет Хмелевски: 15 минут — это всего лишь результат, а не общая цель.
